Quest’anno è iniziato con l’invito per il caffè da parte di secretary.it, la community di assistenti di direzione che interpreta i bisogni di novemila persone.
Nei mesi scorsi sono stati frequentati decine di seminari ed incontri utili a gestire paure, ansie ed esigenze formative di chi, a parere di Jessica e Vania, le founder della community, gioca e giocherà un ruolo strategico per la comunicazione interna come Champion del cambiamento.
L’assistente di direzione è infatti un ruolo manageriale, sempre più in evoluzione, per chi ha ben interpretato le opportunità dettate dalla digitalizzazione e dal proliferare di soluzioni basate su algoritmo ad esecuzione delle operazioni più elementari.
E’ un ruolo di potenziale snodo di comunicazione, a tutti gli effetti, manageriale.
Se il ruolo esecutivo e segretariale è considerato dalle previsioni del WEF in ascesa, le componenti analitiche, di project management e di “digital enabler” risultano invece un servizio cruciale per il futuro del lavoro denso di competenze ibride.
Siamo partite da questa immagine durante lo scorso caffè con le assistenti a sottolineare l’importanza di continuare a formarsi per evolvere insieme alle esigenze di business.
Le assistenti stesse ne sono molto consapevoli.
E i colleghi?
Non sempre, soprattutto se consideriamo la percezione interna …. Dal cda al vassoio con il caffè in pochi minuti…
Il ruolo delle assistenti di direzione si compone di diversi e variegati micro task e noi [Jessica, Vania ed io] pensiamo sia urgente lavorarci sopra, anche e soprattutto, dal punto di vista dell’autorevolezza.
Se io per prima mi vivo come una segreteria che porta il caffè, come posso pretendere di essere percepita come uno stakeholder? [si estremizza qui, eh… ]
Quando ho chiesto a Jessica e Vania se avessero pensato di mettere insieme le esigenze di assistenti con quelle del business ne è scaturito un bel dibattito e sono nati nuovi servizi secondo l’assunto che ogni azienda sia una community e che l’attività di secretary.it sia funzionale a quanto già sia negli obiettivi di Hr.
Un esempio?
Nello scorso novembre si è svolto il JOB day, l’evento inspiring circa il futuro del lavoro cn tanti contributi autorevoli a beneficio dell’aggiornamento delle assistenti che numerose si sono inscritte.
Sono state lasciate importanti note, vere e proprie analisi dei bisogni formativi: le assistenti sono consapevoli delle loro esigenze di sviluppo:
- Il 48,6% di loro pensa che sia importante formarsi sui temi della comunicazione interna e innovazione tecnologica e si dichiara motivato a farlo.
- Il 42,2% ritiene indispensabile essere formato.
- Il 23 % dimostra apertura nei confronti di nuovi apprendimenti, tuttavia al momento attuale non crede di poter dedicare tempo lavorativo all’aggiornamento.
Molte assistenti infatti si formano durante il loro tempo libero e abbiamo pensato di coinvolgere le funzioni Hr anche per raccontare loro che cosa è stato fatto ….
A questo link l’articolo completo con le skills del ruolo.
L’idea del caffè con gli HR risponde ad un duplice desiderio: ascoltare le esigenze da parte di chi guida il cambiamento attraverso le persone e a cui raccontare che esiste una rete di problemi solver già pronte a “pedalare in tandem” - come ha sottolineato con l’efficace metafora, Evita Paleari - per gestire gli snodi critici di comunicazione e veicolare messaggi ed indicazioni verso il le nuove direzioni.
Il ruolo delle assistenti come potenziale alleato delle funzioni Hr è già operativo, dietro le quinte e comunque “on stage”.
E' fatto di pensiero critico, capacità di gestire progetti, lavorare per obiettivi, con gentilezza.
Durante il caffè di settimana scorsa, con le numerose assistenti intervenute, sono emerse importanti tematiche di lavoro:
- la reputazione interna
- l’autorevolezza di ruolo
- la conoscenza e il rispetto del timing
- l’apertura al cambiamento
- tanta energia finalizzata a seguire i progetti a servizio del business.
Abbiamo commentato le skills cruciali per il 2025 perché desideriamo arrivare preparate all’appuntamento con il futuro.
- Pensiero analitico e innovazione: richiede l'analisi delle informazioni e l'utilizzo e l'applicazione del pensiero creativo per trovare soluzioni per problemi legati al lavoro.
- Strategie attive di apprendimento e auto apprendimento: richiede la comprensione delle implicazioni delle nuove informazioni per la risoluzione dei problemi e il processo decisionale, nonché la selezione dei metodi di formazione per l'istruzione.
- Creatività, originalità e iniziativa: richiede la volontà di assumersi responsabilità e sfide e la capacità di sviluppare modi intelligenti per risolvere i problemi. Si aspetta che i lavoratori prendono decisioni da soli e provino le proprie idee.
- Progettazione e programmazione della tecnologia: richiede la scrittura di programmi per elaboratore e l'adattamento di attrezzature e tecnologie per soddisfare le esigenze degli utenti.
- Pensiero critico e analisi: richiede l'uso della logica e del ragionamento per identificare i punti di forza e di debolezza degli approcci ai problemi, quindi valutare l'efficacia delle soluzioni.
- Risoluzione complessa dei problemi: richiede lo sviluppo e la valutazione di opzioni e l'implementazione di soluzioni.
- Leadership e influenza sociale: richiede la capacità di offrire opinioni e direzione, oltre a mostrare energia influente ad altri nell'organizzazione.
- Intelligenza emotiva: richiede essere collaborativi, avere preoccupazione per gli altri e capire perché le persone hanno le reazioni che fanno.
- Ragionamento, problem solving e creatività: richiede la generazione di idee e la manipolazione delle informazioni nella risoluzione dei problemi, oltre ad avere capacità quantitative.
- Analisi e valutazione dei sistemi: richiede di considerare i costi e i benefici delle potenziali azioni e di scegliere quello che si traduce nel miglior risultato.
[qui cito Vania Alessi]
Le assistant sono già proiettate verso il futuro del lavoro … ne parliamo qui?
Quando? Mercoledì 17 febbraio alle 14,30
A presto!
Silvia
https://secretary.it/un-caffe-con-gli-hr-by-secretary-it/