Perché parlare di ruolo, task e non di impatto? - il dialogo sul ruolo strategico dell’assistente di direzione continua fra un caffè con le assistenti e uno con gli Hr.
Nelle scorse settimane ho preso diversi caffè virtuali insieme alla community che in Italia rappresenta novemila persone che hanno in comune il fatto di ricoprire un ruolo strategico dentro le loro aziende come assistenti di direzione.
L’iniziativa è frutto di diversi confronti con le fondatrici di Secretary.it.
Qui trovi gli antefatti.
1. L’intervista a Jessica con il mio cappello di HR: ogni azienda infatti vorrebbe avere engagement, entusiasmo, partecipazione e legami così come ho trovato nella community: come avete fatto?
2. Perché parliamo di “gentilezza power”? perché crediamo sia una competenza fondamentale nel lavoro e nella vita, utile al futuro del lavoro.
Qui trovi il perché la gentilezza al lavoro, tipica dei ruoli di servizio sia qualcosa da ricercare nelle caratteristiche delle persone anche attraverso assessment comportamentali o test psicoattitudinali e anche come introdurre un sistema di gestione sulle performance in azienda basato sulle competenze.
L’intelligenza emotiva è - a mio parere - uno dei drive principali per il successo di ogni ruolo in azienda che abbia come purpose un impatto positivo per il proprio ambiente del compito e relazionale.
3. Ho chiesto a Jessica e Vania come abilitare il dialogo con le aziende di apparenza a partire dalla domanda: in azienda si sa? (che esiste un mondo virtuoso improntato alla condivisione, alla crescita e all’ascolto di esigenze e best practices?
Scrivo appena conclusa la seconda edizione del caffè con Hr e con l’entusiasmo e la gratitudine di chi ha appena incontrato colleghi aperti a dialogare con chi in Italia da oltre vent’anni riunisce, forma, ascolta e fa crescere i/le Executive Assistant, ormai business partner riconosciuti dalle aziende stesse.
Se è vero che continua - da parte delle assistenti - l’importante lavoro sulla propria autorevolezza di ruolo [non sempre in azienda si viene percepite come BP data l’estrema variabilità dei task], abbiamo appena avuto ulteriore conferma di quanto sospettavamo: anche nei dipartimenti Hr si pensa al ruolo come supporto prezioso per diversi aspetti cruciali:
- le “antenne” informali in alcune aziende vengono addirittura legittimate da ownership specifiche circa le indagini di clima e successive azioni, dove il ruolo di snodo e veicolo di comunicazione assume importante rilevanza. Le stesse assistenti vengono allenate attraverso percorsi di leadership, moderazioni di workshop o attività di sales planning.
- In altre aziende, le assistenti sono le owner dell’engagement rivolto a tutti i dipendenti e ambassador del brand verso l’esterno: il territorio. Da Assistant quindi a Champion ed Ambassador, il passo è breve.
- Il focus sugli obiettivi e la riservatezza tipica del ruolo fanno sì che in altri casi le assistenti di direzione siano già considerate vere e proprie alleate del dipartimento HR “lavora per e con i colleghi i HR” tutti uniti da unico scopo. L’assistente ha un occhio critico, capacità di catturare umori, persona di estrema fiducia che lavora in piena onestà con te e per te.
Le assistenti sono già considerate vere e proprie manager attraverso le loro competenze: da executive quindi ad owner di processo.
Sono il link fra il direttore e tutti i manager, l’anello conduttore e la memoria storica - spesso - soprattutto preziosa in quelle fasi di avvicendamento e di passaggio da azienda padronale ad azienda basata su uno stile manageriale in costruzione. In questi casi la sensibilità circa la cultura e circa i valori, formalizzati o meno, è di fondamentale supporto al team di direzione.
Abbiamo avuto conferma quindi sin qui del fatto che sia possibile lato azienda apprezzare la crescita e l’empowerment di ruolo che le assistant portano all’interno a seguito dei numerosi interventi di crescita e di apprendimento.
Nel frattempo abbiamo incontrato per un caffè anche un nutrito gruppo di assistenti e ho ascoltato diversi racconti preziosi che provo a sintetizzare qui:
Con la pandemia i task sono diminuiti: la parte di lavoro relativa all’organizzazione di viaggi, trasferte ed eventi ha lasciato spazio a nuove iniziative da parte di alcune e a “messa a disposizione” da parte di altre. Mi ha colpito la predisposizione al servizio e lo spirito di iniziativa con cui alcune intervenute hanno condiviso le nuove idee con cui si sono proposte nei mesi scorsi. Si tratta di nuovi e preziosi progetti collettori e veicolo di flussi di comunicazione, da casa in casa e con lo scopo di “far sentire unite le persone” di aiutarle a “sentirsi parte” [anche dalle loro postazioni domestiche] e di contribuire quindi a diffondere la nuova cultura dl lavoro in team - anche a distanza - che in nelle aziende si cerca con affanno di raggiungere da un anno a questa parte.
Il vissuto di improvviso vuoto [di task in agenda] ha lasciato spazio quindi al coraggio nella “delivery” in alcuni contesti dove evidentemente la cultura del “bottom up” è diffusa; in altri circostanze si è passati invece da approcci “problem solving” per compensare le mancate occasioni informali e preziose di condivisione e contaminazione aziendale.
La macchinetta del caffè è stata quindi sostituita con incontri virtuali senza oggetto: con il solo scopo di ascoltare, accogliere e prendere in carico la risposta alla domanda “come stai?”.
Allora mi sono chiesta: e se cambiassimo prospettiva?
Se invece di pensare al task ci concentrassimo sull’impatto e sul valore interno generato? Non sarebbe un buon modo di “misurare” il valore di un ruolo, spesso dietro le quinte quanto prezioso?
Un - seppur riservato - “come possiamo aiutare”? Assume in questa circostanza il valore della domanda implicita “come possiamo aiutarci”? [a sentirci utili, ad essere meno sole, ad essere “viste, a continuare a creare valore dentro un’organizzazione di cui conosciamo molto e veicoliamo ogni giorno i messaggi da molto tempo].
Questo confronto apre il tema di quanto sia ( o meno) facile nelle organizzazioni di appartenenza trovare lo spazio per offrire energia finalizzata a creare valore in maniera evolutiva quindi. Uso questo termine perché ho avuto la percezione di aver incontrato decine di manager già in fase di cambiamento!
Allora non ci rimane che diffondere questa consapevolezza: se è vero che il ruolo tradizionale di assistant, più legato all’execution di task ripetitivi perde di importanza, allora dipende da ognuno scegliere quale parte delle nuove competenze ibride sviluppare insieme alla preziosa e a volte faticosa consapevolezza che non sono i ritmi a definire la strategici dell’impatto e che spesso i task meno urgenti sono anche i più rilevanti ed importanti [ricordi la matrice di Eisenhower?].
La domanda adesso è: che cosa si è fatto lato HR per supportarvi in questa crescita?
Con la community Secretary.it abbiamo pensato proprio a quei momenti di confronto e di allineamento funzionali a monitorare lo stato di benessere e il patto fra assistenti e aziende che passa spesso, e non dappertutto, per le iniziative di Hr.
Siamo qui per supportare questa alleanza, noi per prime convinte che si possa solo crescere insieme.
Da oggi è possibile lavorare sul ruolo insieme. Qui trovi il servizio pensato per restituirti consapevolezza.
Consiglio di lettura:
Il futuro dl lavoro è femmina di Silvia Zanella. Come lavoreremo domani. Bompiani 2020.
Lo suggerisco perché si trovano molte nuove tendenze e ricerche a supporto della direzione verso la fine di miti ormai desueti nelle aziende e nel mondo del lavoro. La nuova direzione è femmina nel senso dell’approccio al lavoro più basato sulle soft skills e competenze emotive e di cui le assistenti di direzione sono già dotate.
Il prossimo appuntamento con Secretary sarà un aperitivo riservato agli HR ancora a distanza ma “presenti”, il 24 marzo alle ore 18.
Incontreremo invece di nuovo le assistenti per un caffè il 7 aprile alle 14.00
Se sei interessat* a partecipare scrivimi e sarò lieta di inviarti il link per la partecipazione.
Buon lavoro!
Silvia
Psicologa del lavoro, dopo la laurea e l’abilitazione ho lavorato in consulenza di direzione per diversi anni prima di entrare in azienda a crescere come responsabile employer branding, HRBP per poi passare alle relazioni sterne e agli eventi corporate.
Del resto ero molto indecisa fra le risorse umane e il marketing, mia grande passione da sempre! Ho frequentato il master in digital e social Hr management della business School del Sole 24 Ore nel 2017 e non smetto di apprendere.
Vige ormai il principio dell’eployability ;)
Sono certificata @thomas International per l’utilizzo:
del PPA: personal profile analysis, l’assessment comportamentale su base disc che in pochi minuti ti restituisce il tuo stile personale al lavoro dal 2018
del TEIQ: il test di personalità che descrive i tratti di intelligenza emotiva, oltre a due importanti fattori indipendenti: l’auto motivazione e l’adattabilità, oggi più che mai importante tratto evolutivo.