Il ruolo del project manager è cruciale perché “tiene le fila dei progetti” e il fattore tempo è una risorsa strategica da gestire, semplicemente perché non torna!
Quali sono le competenze centrali di un buon PM nel suo ruolo?
Ogni persona si confronta con il compito, con le persone e con il contesto. I progetti non sono tutti uguali e nemmeno le aziende.
Le dieci aree di conoscenza cruciali di ogni PM posso essere identificate come segue:
- Gestione dell'integrazione: le attività che identificano e riuniscono i vari processi, compiti e attività necessari per realizzare un progetto.
- Gestione dello scopo: le attività eseguite dal project manager per realizzare gli obiettivi prefissati del progetto.
- Gestione della tempistica: il progetto deve essere chiuso nei tempi stabiliti.
- Gestione dei costi: budget e modifiche
- Gestione della qualità: il project manager deve comprendere come assicurare che il progetto mantenga gli standard di qualità previsti dalla promessa al cliente.
- Gestione delle risorse umane: organizzare, gestire e supportare il team di progetto.
- Gestione delle comunicazioni: il project manager svolge un ruolo strategico nella comunicazione con il team e con le altre parti coinvolte nel progetto.
- Gestione dei rischi: il project manager deve essere pro-attivo/a nell’individuare eventuali rischi ed evitarli per quanto possibile per assicurare la riuscita del progetto.
- Gestione dell'approvvigionamento: servizi o prodotti utili per la realizzazione del progetto se l’azienda decide di ricorrere a fornitori esterni.
- Gestione degli stakeholder: persone, funzione hr, cliente, ufficio marketing, ufficio acquisti, legal, tutte le persone su cui impatta il lavoro dei team di progetto.
Domande utili per auto analizzare la propria efficacia di ruolo:
Quali sono le attività tipiche della funzione nel contesto specifico?
Qual’è l’agenda di una giornata tipo?
E’ possibile suddividerla in slot da 15 minuti e comprendere se si perde tempo in attività non core, ovvero in attività piacevoli ma distanti dagli obiettivi centrali della funzione?
E’ possibile lavorare in gruppo, in coppia e a livello individuale identificando venticinque obiettivi di ruolo, per poi scegliere i cinque centrali per il proprio ruolo e stabilire che gli altri venti siano l’area di “tentazione”.
E’ possibile ideare soluzioni di gruppo in risposta ai casi presentati dai partecipanti con l’ausilio di tecniche e modelli per imparare a gestire le priorità.
Ideare una modalità condivisa di gestione delle priorità.
Trasmettere principi legati a come monitorare la capacità specifica di gestire le priorità.
E’ possibile uscire da una giornata d’aula con nuovi apprendimenti azionabili.
Condivido breve traccia del percorso sulla gestione delle priorità pensato per un gruppo di colleghi alle prese con progetti presso grandi clienti di un’azienda che opera a rete sul territorio.
Gli obiettivi di questo percorso:
- imparare a gestire le priorità
- Imparare a distinguere le cose importanti da quelle urgenti
- Adottare un linguaggio comune
Uscire con un piano d’azione individuale: cose concrete su cui lavorare da subito per migliorare nella gestione delle priorità
Abbiamo lavorato con lo spazio dell’aula, con i post it e usato un’intera partite di vetro come “lavagna”. Il fatto di vedere il processo disegnato aiuta a capire dove si è, che cosa si stat facendo e il punto di arrivo a fine giornata.
Non siamo partiti dalla teoria ma dai casi presentati da ogni partecipante che ci hanno permesso di calarci nella situazione, nel contesto, nei problemi quotidiani o comunque reali dei partecipanti.
Pensa all’ultima volta che hai fatto fatica a gestire una priorità... strategica, urgente, importante ......
Dai un titolo all’episodio
Raccontalo in sintesi [contesto, processo, progetto, persone, cliente...] Perché è stato difficile?
Che cosa hai fatto?
Con quali risultati?
Che cosa hai imparato dall’episodio?
Durante il processo sono stati offerti contenuti quali:
efficacia / efficienza
Task / obiettivo
Metodo
quadrante di Covey
Governare il tempo significa:
1. Mutare la conformazione della nostra matrice, ridistribuendo le attività all’interno dei quattro quadranti. Questo è possibile soltanto attribuendo alle attività che vogliono / debbono svolgere una diversa valutazione di IMPORTANZA.
L’urgenza è oggettiva e non si puo’ variare ma alcune attività - che non sono né urgenti né importanti - possono essere posticipate
2. Trattare le attività di ciascun quadrante secondo un approccio piu’ produttivo..
Sintesi degli apprendimenti:
- Responsabilità PM
- Ruolo persona
- Nuovo linguaggio comune di gruppo
- Obiettivi core
- Urgente / importante
- Cose delegabili
- Cose da non fare “tentatzioni”
- Cose strategiche [importanti e urgenti]
TIPS
1. Mettere insieme attività simili nello stesso momento es tutte le mail, tutte e telefonate (non siamo multitasking) - FLOW
2. Imparare a dire NO - assertività vs tentazioni time consuming o priorità di altri
3. Liste - to do list - magico n 7 mbt
4. Definire spazio per pianificare - 2h
5. A fine giornata prepararsi per il giorno successivo
6. Stabilire routine - abitudini
7. Ordine - un posto per ogni oggetto - faldoni
I partecipanti dell’ultima edizione hanno trovato utile o utilissimo il percorso.
Se desideri lavorare sul time management e aiutare le tue persone ad imparare a gestire le priorità scrivimi e sarò felice di pensare ad una proposta personalizzata per il tuo team.
Da oltre vent’anni intervengo in processi di valutazione delle competenze e sviluppo.
I miei servizi:
A. Assessment di potenziale, competenze, attitudini e comportamenti al lavoro anche attraverso test digitali.
B. Creazione di percorsi formativi personalizzati sulle esigenze specifiche [soft skills, competenze manageriali, Problem solving, tecniche creative, digital skills].
C. Consulenza di direzione e di carriera.
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