![Come creare una community [di novemila persone] - Il piacere di essere parte: intervista a Jessica Alessi Secretary](uploads/news/cowomen_ckqkmfzxhai_unsplash.jpg)
Mi sono sempre chiesta che cosa possa essere vivere una community che, almeno dall’esterno sprizza energia pura da ogni poro!
Ma non sono un’assistente per cui ho osservato dall’esterno e ho chiacchierato con Vania e Jessica [Alessi, le founder di Secretary] di come siano riuscite a generare così tanto entusiasmo.
Con Jessica abbiamo fatto un gioco di ruolo e ho indossato il cappello di HR per porle alcune domande..
Come avete fatto??
Da certi punti di vista ogni azienda è una community perché le persone sono attente al loro personal branding, sempre di più comunicano all’esterno attraverso i loro social e rendono in tal modo visibile anche il brand della loro azienda. Ci avete fatto caso anche voi?
"Altroché, non solo ci abbiamo fatto caso ma ci stiamo dedicando molto tempo e formazione specializzata. Il personal branding è una materia delicata da conoscere bene perché può rappresentare, non solo i nostri valori e la nostra professionalità, ma parla della nostra azienda e di come viene percepita sia all’interno che all’esterno. E’ molto importante perciò curare tutti gli aspetti nel loro complesso. Il valore della community sta nel offrire percorsi formativi specializzati sul ruolo, tante esperienze sul campo e le testimonianze di assistenti che hanno lavorato bene e hanno qualcosa da condividere!"
In molte aziende - per contro - si sta lavorando per riconoscere gli ambassador interni, le persone più “social”, orgogliose e felici di raccontare fuori dall’azienda che cosa significhi appartenere al gruppo.
Questa cosa per alcuni è un lavoro, sembra.
"Come spiegavo precedentemente la materia è molto delicata e lo è ancor di più per il ruolo dell’assistente di direzione che nella sua posizione è a conoscenza di molti “segreti” e attività riservate dell’azienda e del management. Per questo è sempre molto difficile riuscire a far emergere questa figura professionale, darle la giusta visibilità, ottenere interviste e testimonianze, perché spesso viene tenuta sotto “protezione” per paura di provocare incidenti diplomatici o fuoriuscite di notizie riservate."
Come siete riuscite a creare così tanto engagement?
"Tanto tanto tanto lavoro dietro le quinte, tanta voglia di fare cultura e di far capire che il lavoro di assistente è un privilegio incredibile e non solo un lavoro di back office organizzativo.
Le persone che ricoprono questo ruolo hanno delle opportunità uniche di conoscere in profondità l’azienda e di poterne quindi sfruttare, in modo positivo e costruttivo, le dinamiche, le necessità e quindi le soluzioni che possono migliorare le relazioni, i flussi, la comunicazione, il clima e l’efficienza.
Non è poco!"
[foto dal Sito Secretary]
Che cosa fate per le aziende?
"Le aiutiamo ad evolversi, a vedere il ruolo con occhi diversi, a rendersi conto che sono risorse preziose e fondamentali se ben inserite, formate e aggiornate (cosa che facciamo continuamente molto bene, modestia a parte!), che possono fare la differenza, far risparmiare molti soldi e molto tempo. Oggi invece l’assistente viene percepita come un costo, un benefit, un lusso, cosa assolutamente falsa e sbagliata.
Un assistente capace e preparato, anticipa, previene, organizza, affronta i problemi, li risolve, gestisce gli umori aziendali, le relazioni professionali ed istituzionali, è un filtro prezioso che fa risparmiare molto tempo e denaro!"
Sul sito trovo una sezione dedicata e ho capito sia possibile usare il vostro portale per il servizio come job posting.
Avete pensato a un modo per “mettere insieme” le esigenze delle assistenti con quelle del business?
"Si esattamente.
E’ proprio per questo che, su richiesta delle aziende da un lato e su necessità degli assistenti dall’altro, che abbiamo creato questo servizio qualificato, diretto e professionale per rispondere ad entrambe le esigenze "
[foto Unspash]
Quali sono le competenze dal tuo punto di vista cruciali da qui in poi per la funzione?
Dal punto di vista delle hard skills:
- Conoscenza fondamentale delle lingue
- Padronanza nell’utilizzo della strumentazione informatica digitale (strumenti ed app varie)
Per le soft skill:
- Spiccata proattività e autonomia
- Affidabilità e riservatezza
- Ottime capacità di analisi e relazionali, savoir faire
- Time management e problem solving
- Flessibilità
Come si riconosce, Jessica, l’eccellenza di ruolo di una assistente?
La soft skill di cui non ho accennato prima ma che credo sia la discriminante è la gentilezza abbinata all’assertività e ovviamente alla competenza e cultura generale
Quali attitudini personali favoriscono, a tuo parere, la buona riuscita nella professione?
Sicuramente la capacità di sapersi comportare in qualsiasi situazione nel modo giusto, la curiosità e l’ascolto.
Come community di un’intera categoria, che cosa mi chiederesti se fossi la tua [amica] HR? [People Care, People and culture manager, Human Resources Director, HRBP]
Di investire su questo ruolo, di elevarlo, di dargli la giusta visibilità, di aiutare la community a far capire che questo è un lavoro “figo” e che può essere un ottimo trampolino di lancio per fare carriera o per essere una valida e fantastica figura strategica in azienda.
Consiglieresti a mia figlia [che conosce bene inglese e spagnolo ed è una persona dinamica] di pensare per il suo futuro al mestiere di assistant? E perché?
Perché è un bellissimo lavoro, che da mille opportunità di conoscere bene il funzionamento dell’azienda a 360° e di coglierne tutti gli aspetti per capire quale possa essere la sua direzione futura.
Sei a contatto con i vertici tutti giorni, con chi decide, con chi deve prendersi delle responsabilità, impari davvero a gestire tutte le situazioni possibili che possono verificarsi in una organizzazione. Se sai muoverti correttamente, non credo ci siano altri ruoli così ampi da poterti dare una visione completa e complessa di un sistema aziendale e questo è un vantaggio ed un valore aggiunto da cogliere e coltivare…
Ti faccio tutte queste domande perché a mio parere avete fatto un grande lavoro e credo che i feedback raccolti circa lo smartworking - ad esempio - o circa il ruolo cruciale di snodo di comunicazione che le “secretary” svolgono, anche a distanza possa aver reso - in questo periodo - più che mai un servizio di valore.
C’è a tuo parere questa consapevolezza anche nella community azienda?
Spero proprio di sì!!!
Grazie davvero, ci vediamo presto!!! [staytuned ;)]
Grazie a te, amica (HR)
Jessica Alessi - Ceo e Founder secretary.it
P.s.
E’ per domani l’appuntamento Secretary Job - L’evento di aggiornamento dedicato alle assistenti, quest’anno tutto digitale!
Ne ha parlato anche HR - Link
A presto! con tanta #energiaPura!
#staytuned..